COMAsystem

COMAsystem lægger vægt på, at kontraktstyring kan centraliseres i praksis uden udviklingsprojekter, tung brugertræning eller separate værktøjer. Platformen kan konfigureres uden kode til virksomhedens eksisterende kontraktprocesser og er designet til at fungere for hele organisationen, så kontraktdata og filer bliver samlet og holdt opdateret i drift. Samtidig prioriteres datasuverænitet og GDPR med dataopbevaring i Danmark uden amerikanske underdatabehandlere, og implementeringen gennemføres som komplet assisteret onboarding med faguddannet projektleder og kortest mulig time-to-value. Platformen er bygget til at skabe overblik, governance og sikker håndtering af kontraktdata, samtidig med at den er let at anskaffe, implementere og forankre.

Struktur pr. aftaleforhold, samlet overblik over data, dokumenter og historik

• COMAsystem: Hvert aftaleforhold får sin egen side, hvor kontraktdata, dokumenter, bilag, ændringer, historik og styring samles i én kontekst. Kommercielle vilkår registreres i styrbare felter, så information ikke bliver “skjult” i dokumenterne, og det er tydeligt, hvad der er gældende version, hvem der har ansvar, og hvilke frister der skal handles på.
• Andre systemer: Bevarer ofte kontrakter som filer i en fil- og mappestruktur. Det gør overblik, versionering, deadlines og kontekst mere manuelt og kan skabe usikkerhed om, hvilke dokumenter der reelt er gældende.

Konfiguration uden kode, understøtter virksomhedens eksisterende kontraktprocesser

• COMAsystem: Konfigureres til virksomhedens kontraktprocesser, felter og struktur uden behov for særskilt udvikling. Derudover kan kundens egne administratorer løbende justere strukturen og tilføje nye skræddersyede felter ad hoc, så platformen kan tilpasses, når behov ændrer sig, uden at involvere udviklere.
• Andre systemer: Tilpasning kræver ofte et udviklingsprojekt, og ændringer bliver langsomme, dyre eller afhængige af eksterne ressourcer.

Intuitiv brugeroplevelse, nemt at tage i brug for alle

• COMAsystem: Kombinerer dybde i kontraktstyring med en brugeroplevelse, der er nem at tage i brug, også for medarbejdere, der ikke arbejder med kontrakter eller lignende systemer til dagligt. Det gør det realistisk at få hele organisationen med, så kontraktdata og filer faktisk bliver centraliseret og holdt opdateret i drift.
• Andre systemer: Ofte designet med udgangspunkt i specialistfunktionens måde at arbejde på, hvor den bredere organisation typisk får en stejlere indlæringskurve og større behov for træning. Resultatet kan være, at kontraktdata og filer i praksis fortsat ender i mails, Excel eller mapper udenfor systemet.

Ingen amerikanske underdatabehandlere, datasuverænitet og GDPR

• COMAsystem: Data opbevares i Danmark, og platformen anvender ikke amerikanske underdatabehandlere eller amerikansk cloud-infrastruktur som f.eks. AWS eller Google Cloud. Det styrker datasuverænitet og gør det enklere at afklare databehandling i due diligence. Samtidig undgås den praktiske udfordring, hvor organisationen må begrænse, hvilke kontrakter der må uploades, hvis de indeholder personfølsomme eller særligt fortrolige oplysninger.
• Andre systemer: Har ofte amerikanske underdatabehandlere eller bygger på amerikansk infrastruktur. Amerikanske selskaber er underlagt amerikansk lovgivning og kan i visse tilfælde være forpligtet til at udlevere data til myndigheder uden mulighed for efterfølgende at informere kunden, også når data opbevares i EU. Konsekvensen kan være, at kontrakter med personfølsomme eller særligt fortrolige oplysninger ikke kan uploades til platformen, hvilket er svært at administrere i praksis for brugerne.

Komplet assisteret onboarding, kortest mulig time-to-value

• COMAsystem: Implementeringen gennemføres som et assisteret forløb med fast, faguddannet projektleder og en klar plan i tre milepæle: 1) opsætning af struktur, dimensioner og relevante metadata inklusive skræddersyede felter og eventuelle skabeloner, 2) planlægning og gennemførsel af datamigrering enten som enkeltvis oprettelse eller import fra eksisterende systemer via et sikret datarum, og 3) invitation af brugere samt træning af administratorer, så organisationen kan drifte og forankre løsningen. Undervejs opsættes rettighedsstyring baseret på intern governance, så adgang og ansvar afspejler organisationens krav. Forløbet suppleres med løbende sparring, finjusteringer og support, så opsætningen bliver skalerbar og skaber værdi hurtigt.
• Andre systemer: Tilbyder ofte “hjælp til selvhjælp” i form af guides og et kort introforløb. Det kan fungere, hvis kunden selv kan drive proces, datamigrering og forankring, men giver typisk længere implementering og større risiko for, at struktur, data og governance ikke bliver sat rigtigt op fra start.

Integreret skabelon- og signaturmodul, sammenhæng fra oprettelse til arkivering

• COMAsystem: Skabeloner og digital signatur er integreret i samme flow som kontraktstyringen. Kontrakter kan udarbejdes i virksomhedens egne skabeloner med Word-integration, så brugerne arbejder i et kendt værktøj, mens data og dokumenter bliver struktureret korrekt. Når aftalen sendes til underskrift direkte fra platformen, arkiveres den underskrevne version automatisk på det relevante aftaleforhold.
• Andre systemer: Har ofte digital signatur som et separat værktøj uden tæt integration til kontraktstyringen, hvilket gør arkivering mere manuel og mindre konsekvent. Skabelonmoduler kan samtidig være komplekse at administrere og kræver høj digital modenhed for at fungere i praksis.

Erfaren dansk specialist i kontraktstyring siden 2011

• COMAsystem har siden 2011 udelukkende specialiseret sig i løsninger til kontraktstyring, så både rådgivning og produktudvikling bygger på mange års brancheerfaring.

Datasuverænitet og GDPR som grundprincip

• Dansk leverandør med dataopbevaring i Danmark og uden amerikanske underdatabehandlere, hvilket gør databehandling og due diligence enklere at afklare.

Best practice og langsigtet samarbejde

• COMAsystem samarbejder med NSCCM og opkvalificerer medarbejdere gennem CCM Practitioner-uddannelsen, så rådgivningen tager udgangspunkt i international best practice for kontraktstyring. Efter implementering fortsætter samarbejdet med support, sparring og finjusteringer, så løsningen kan udvikle sig i takt med organisationens behov.

COMAsystem positionerer sig som markedets nemmeste løsning at anskaffe, konfigurere og tage i brug for virksomheder, der vil etablere et centralt og tværgående kontraktoverblik og arbejde med proaktiv styring. Det gør platformen til et oplagt valg i organisationer, hvor compliance og IT-sikkerhed vægter datasuverænitet højt. COMAsystem har fokus på tætte samarbejder og er stolte af, at kunder løbende stiller op som reference og deler deres oplevelser og opnåede værdi.

Når virksomheder henvender sig til os, står de typisk enten med et setup, hvor kontrakter styres manuelt og opbevares fragmenteret på tværs af serverdrev, SharePoint og lokale arkiver, eller med et kontraktstyringssystem, der er for svært at få til at fungere i hverdagen. Ofte kan løsningen ikke anvendes bredt i organisationen, er ikke fleksibel nok til at understøtte de eksisterende kontraktprocesser, eller kan ikke konfigureres til de nødvendige kontraktdata.

Eksempler:

Leverandøraftaler og frister

• Pain: Opsigelsesvarsler, prisreguleringer og genforhandlingsvinduer ligger i dokumentet og bliver fulgt manuelt, så aftaler fornyes utilsigtet og forhandlinger kommer for sent.
• Gain: Frister og vilkår bliver aktive styringspunkter, og systemet sender notifikationer i god tid før udløb, regulering og genforhandling, så organisationen kan handle rettidigt.

Økonomi og forpligtelser

• Pain: Bindinger, reguleringer og rabatter opdages først, når fakturaen rammer ERP, og økonomi ender i en reaktiv rolle.
• Gain: Økonomirelevante datapunkter som løbetid, bindinger, prisreguleringer, rabatter og opsigelsesfrister giver et styringsgrundlag, og notifikationer gør det muligt at reagere før omkostninger materialiserer sig.

Gældende version og historik

• Pain: Ved ejerskifte eller arbejde på tværs er det uklart, hvad der er gældende, hvilke tillæg der er indgået, og hvorfor noget blev ændret.
• Gain: Gældende version, ændringer og historik kan følges, så organisationen arbejder på det samme grundlag, og ansvarlige kan varsles, når en aftale kræver handling.

Governance og compliance

• Pain: Det er svært at dokumentere virksomhedens forpligtelser og leverandørkrav, fx databehandleraftaler, underleverandører og SLA’er, når materialet ligger spredt og uensartet.
• Gain: Dokumentation samles og gøres operationel, så governance kan håndhæves i praksis, og notifikationer sikrer rettidig opfølgning på aftaler og krav.

HR-kontrakter i Word

• Pain: HR udfylder Word-skabeloner manuelt, så data låses i dokumentet og ikke kan genbruges, rapporteres eller sendes videre til løn- og HR-systemer.
• Gain: HR kan fortsat arbejde i Word, mens medarbejderdata håndteres som strukturerede felter, og notifikationer kan understøtte opfølgning på relevante datoer og aftaleændringer.

Salg og kundeforhold

• Pain: Priser, rabatter, løbetid, opsigelse og SLA’er står i dokumenter, hvilket gør det tungt at styre kundeforhold, forecast og timing på genforhandlinger.
• Gain: Et samlet, opdateret overblik pr. kunde gør vilkår søgbare og klar til analyse, og notifikationer gør det muligt at arbejde proaktivt med genforhandling, regulering, udløb og fornyelse.