Hvilket udlægshåndteringssystem passer bedst til jeres virksomhed?
Det rigtige system til udlægshåndtering afhænger af, hvordan jeres virksomhed arbejder i dag, og hvor komplekse jeres processer er. For nogle handler det om at få styr på simple udgifter, mens andre har behov for fuld integration med økonomi, godkendelsesflows og rapportering.
Udlægshåndtering dækker over hele processen fra en medarbejder lægger penge ud, til udgiften er godkendt, registreret og bogført korrekt. Med en digital løsning kan denne proces håndteres langt mere effektivt, fordi man samler det hele i ét system fremfor at arbejde på tværs af flere manuelle værktøjer.
I mange små og mellemstore virksomheder foregår udgiftshåndtering stadig via Excel, mails eller fysiske kvitteringer. Det gør processen langsom og øger risikoen for fejl. Med et moderne udlægshåndteringssystem kan medarbejdere i stedet registrere deres udlæg med det samme - typisk via en mobil app til håndtering af udlæg, hvor de tager et billede af kvitteringen og sender den direkte til godkendelse.
Hvilket system til udgiftshåndtering passer til jer?
- Mindre virksomheder har ofte brug for en enkel løsning, der hurtigt kan implementeres og er let at bruge.
- Mellemstore virksomheder har typisk behov for mere struktur, automatisering og integrationer.
- Større organisationer vil ofte prioritere kontrol, compliance og avanceret rapportering.
Uanset størrelse kan et digitalt system til udlægshåndtering, gøre en mærkbar forskel i hverdagen.
Hvad skal du kigge efter i et system til udgiftsstyring?
Når du skal vælge et system til styring af jeres udgifter, er der flere ting, der er værd at overveje:
Brugervenlighed i hverdagen
Løsningen skal være nem at bruge – både for medarbejdere, der indsender udlæg og for ledere, der skal godkende dem. Også med medarbejdere på farten.
Automatiserede arbejdsgange
Et godt system reducerer manuelt arbejde ved at automatisere godkendelser, kontering og overførsel til dit regnskabsprogram.
Integration med økonomisystemer
For at undgå dobbeltarbejde, bør systemet kunne spille sammen med jeres eksisterende bogførings- eller ERP-system.
Overblik over udgifter
Med digital udlægshåndtering får I løbende indsigt i virksomhedens udgifter, hvilket gør det lettere at styre økonomien.
Fleksibilitet og skalering
Systemet skal kunne tilpasses jeres behov – både nu og i takt med, at virksomheden vokser.
Derfor vælger virksomheder digital udlægshåndtering
Flere og flere virksomheder vælger at digitalisere deres udlægshåndtering, således at medarbejdere nemt kan håndtere deres udlæg, fordi det giver klare fordele:
- Mindre administrativt arbejde
- Færre fejl i registrering og bogføring
- Hurtigere godkendelsesprocesser
- Bedre dokumentation
- Større gennemsigtighed i økonomien og finansafdelingen
Med det rette udlægshåndteringssystem bliver det nemmere at håndtere udgifter korrekt – samtidig med at både medarbejdere og ledelsen sparer tid.
Hvad betragtes som udlæg?
Alle udgifter, som en virksomhed afholder, skal bogføres. Der findes forskellige typer udgifter i forbindelse med ansatte, herunder "private udlæg" og "personaleudgifter". Her forklarer vi forskellen.
Private udlæg:
Når en ansat eller medejer lægger ud for arbejdsrelaterede udgifter, kaldes det private udlæg. Det kan for eksempel være rejseudgifter, overnatning eller bespisning. Når en medarbejder selv betaler for en udgift, som virksomheden egentlig skal dække, opstår der en gæld fra virksomheden til medarbejderen. Denne gæld bliver typisk afregnet i forbindelse med lønudbetaling – enten som godtgørelse eller som refusion af de faktiske udgifter. Det er vigtigt, at medarbejderen kan dokumentere udgiften, for eksempel med en kvittering, for at kunne få pengene refunderet.
Personaleudgifter:
Personaleudgifter er de omkostninger, virksomheden har i forbindelse med sine ansatte. Det kan være udgifter til personalearrangementer, julefrokoster, firmasport eller arbejdsbeklædning. Som udgangspunkt er personaleudgifter fradragsberettigede og ofte uden moms, men reglerne kan være komplekse. Derfor er det vigtigt at vælge et system til udlægshåndtering, der understøtter dansk lovgivning. Uanset hvad, giver et system til udlægshåndtering et bedre overblik over virksomhedens udgifter.
Hos BusinessWith kan du sammenligne forskellige løsninger og systemer, der passer bedst til jeres virksomhed. Det er helt uforpligtende at udfylde Systemguiden og se, hvilke udgiftshåndteringssystem, der bedst passer til jer.
Lynguide
Liste over 18 forskellige Udlægshåndtering
Wallester Business er en førende europæisk fintech-løsning, der tilbyder firmakort og automatiseret udgiftshåndtering til danske virksomheder. Vi tilbyder en gratis pakke, der inkluderer 300 virtuelle Visa-kort, ubegrænset antal fysiske kort og nul månedlige gebyrer. Med multivalutakonti og overblik i realtid hjælper vi virksomheder med at effektivisere betalinger, udgiftssporing og bogføring på e...
Læs mere om Wallester
Nordflow er en moderne platform, der forenkler virksomheders fakturahåndtering ved at samle scanning, godkendelse og betaling i ét samlet flow. Med AI-baseret dataaflæsning, 99,8% kvalitetsgaranti, automatiserede og komplekse workflows, frigører vi tid til andre vigtige opgaver. Med Nordpay-modulet, gør vi det muligt at lave betalinger direkte og sikkert, hvilket forenkler betalingsprocessen til m...
Læs mere om Nordflow
Et komplet HR-system til mellemstore og store virksomheder samt den offentlige sektor. Systemet består af et komplet sæt moduler, der nemt kan integreres med hinanden, hvilket gør HR mere effektivt og nemmere at bruge i hele ansættelsesprocessen - fra rekruttering til afskedigelse. SD Worx HR-systemet sikrer, at du kan holde dine medarbejdere tilfredse, mens du fokuserer på strategisk HR-arbejde....
Læs mere om SD Worx HR
Hos Pleo finder i som virksomhed en brugervenlig udlægshåndterings platform. Systemet er cloud-baseret, og gør det derfor nemt for alle jeres medarbejdere at tilgå det remote. Platformen går ind og hjælper jer med at automatisere og digitalisere deres udgiftshåndtering, gennem funktioner som upload af kvitteringer, kategorisering af udgifter, samt hurtigt godkendelse fra jeres side. Herved kan i s...
Læs mere om Pleo
Acubiz leverer en ukompliceret outputstyring fra kvittering til betaling. Alt dette i en cloud -service -baseret app.
Læs mere om Acubiz
Med funktioner som automatisk godkendelse og registrering af kvitteringer kan Accountor Expense’s udlægshåndteringsplatform nemt hjælpe jer med at effektivisere jeres administration. Her kan I som virksomhed gøre det nemmere for jer at holde styr på udgifter og sikre overholdelse af interne og eksterne regler. Systemet kan også let integreres med finansielle systemer, hvilket gør at i kan minimere...
Læs mere om Accountor ExpenseTest Systemguiden
Det rigtige system på få minutter!
Prøv Systemguiden, som giver dig personlige anbefalinger baseret på dine behov.
Aqoola er en samlet softwareplatform, der hjælper virksomheder med at automatisere og effektivisere centrale forretningsprocesser. Platformen omfatter løsninger til blandt andet kontraktstyring, dokumenthåndtering, compliance, risikostyring og workflow-automatisering, alt sammen samlet i ét værktøj. Med Aqoola kan virksomheder få et klart overblik over aftaler, dokumenter og processer, sikre bedre...
Læs mere om aqoola
Cardlay er en digital platform til håndtering af virksomhedens udgifter, der samler korttransaktioner, kvitteringer, godkendelser og bogføring i ét samlet flow. Systemet giver realtidsindsigt i virksomhedens forbrug og automatiserer hele udgiftsprocessen, så finansafdelingen får bedre kontrol og færre manuelle opgaver. Platformen gør det nemt for medarbejdere at registrere udgifter via mobil elle...
Læs mere om Cardlay
Continia er en løsning, der automatiserer økonomi- og regnskabsopgaver direkte i Microsoft Dynamics 365 Business Central. Platformen hjælper virksomheder med fakturahåndtering, betalinger, udgiftsrapportering og dokumentstyring, så man sparer tid og slipper for manuel dataindtastning. Continia giver et klart overblik over økonomien og sikrer, at alle processer følger regler og interne workflows.
Læs mere om Continia
Digisense hjælper virksomheder med at gøre bogføring og regnskab enklere og mere effektivt. Platformen automatiserer bilagshåndtering, godkendelser, e‑fakturering og compliance, så administrative opgaver tager mindre tid og bliver mere overskuelige. Digisense kan integreres med systemer som e‑conomic, Business Central og C5, hvilket gør det nemt at fortsætte med eksisterende løsninger.
Læs mere om Digisense
Hallerup e-Regnskab er et komplet forretningssystem, der samler økonomi, drift og administration i én samlet platform. Systemet er udviklet til at automatisere og forenkle virksomhedens daglige processer, så opgaver som bogføring, fakturahåndtering, bilag, betalinger og afstemninger håndteres mere effektivt og med færre manuelle arbejdsgange.
Læs mere om e-Regnskab
Et outputstyringssystem, der giver en problemfri strøm fra modtagelse og godtgørelse til certificering og betaling. Med sin mobilapp letter dette din virksomheds udlægstyring.
Læs mere om Expense Management
Faktura-Boks er en digital fakturahåndteringsplatform, der gør det nemt for virksomheder at modtage, godkende og bogføre fakturaer elektronisk. Systemet samler alle indkommende fakturaer ét sted, automatiserer godkendelsesprocessen og sikrer, at fakturaerne når frem til den rette person i organisationen. Med Faktura-Boks får I et klart overblik over fakturaflowet, færre manuelle processer og mindr...
Læs mere om Faktura-Boks
Franklin er en finansiel platform designet til e-commerce virksomheder, der kombinerer betalingskort, expense management og automatiseret bogføring i én løsning. Systemet giver virksomheder adgang til virtuelle kort med høje spend limits, cashback på alle køb og et samlet overblik over alle udgifter, så økonomistyring og betalinger bliver langt mere effektivt.
Læs mere om Franklin
Mileagebook udbyder en cloud-baseret løsning til udlægshåndetering samt administration af bilflåde og kørsel. Gennem deres platform kan I håndtere jeres medarbejderes udgifter og kørselsregnskaber på en nem og effektiv måde. Systemet tilbyder en intuitiv brugergrænseflade og en række nyttige funktioner, her i blandt automatisk kilometertæller, mulighed for at tage billeder af kvitteringer og speci...
Læs mere om Mileage Book
Har I brug for et udlægshåndteringssystem, der kan tilgås på farten? Hos Outlay finder i et cloud-baseret system, der er designet med brugervenlighed i tankerne. Platformen inkluderer funktioner såsom mobilfoto af kvitteringer, synkronisering med finansielle systemer, automatisk godkendelse og udbetaling af medarbejderudlæg, og valutaomregning. Systemet tilpasses let jeres behov, og er derfor yder...
Læs mere om Outlay
Et enkelt og brugervenligt lønsystem, som er fuldt integrerbart med fx tidsstyrings- og bogføringssystemer. Med abonnementsløsninger, der kan tilpasses den enkelte virksomheds behov.
Læs mere om Salary
Wolfpack er en moderne økonomi‑ og udgiftshåndteringsplatform, der samler alle udgifter, bilag, godkendelser, bogføring og betalinger i et system. Platformen bruger intelligent automatisering og AI til at digitalisere bilag, håndtere firmakort, udlæg og fakturaer samt skabe et klart overblik over virksomhedsøkonomien i realtid.
Læs mere om WolfpackLynguide
