Visma Sign
vs
COMAsystem

COMAsystem lægger vægt på, at kontraktstyring kan centraliseres i praksis uden udviklingsprojekter, tung brugertræning eller separate værktøjer. Platformen kan konfigureres uden kode til virksomhedens eksisterende kontraktprocesser og er designet til at fungere for hele organisationen, så kontraktdata og filer bliver samlet og holdt opdateret i drift. Samtidig prioriteres datasuverænitet og GDPR med dataopbevaring i Danmark uden amerikanske underdatabehandlere, og implementeringen gennemføres som komplet assisteret onboarding med faguddannet projektleder og kortest mulig time-to-value. Platformen er bygget til at skabe overblik, governance og sikker håndtering af kontraktdata, samtidig med at den er let at anskaffe, implementere og forankre.

Struktur pr. aftaleforhold, samlet overblik over data, dokumenter og historik

• COMAsystem: Hvert aftaleforhold får sin egen side, hvor kontraktdata, dokumenter, bilag, ændringer, historik og styring samles i én kontekst. Kommercielle vilkår registreres i styrbare felter, så information ikke bliver “skjult” i dokumenterne, og det er tydeligt, hvad der er gældende version, hvem der har ansvar, og hvilke frister der skal handles på.
• Andre systemer: Bevarer ofte kontrakter som filer i en fil- og mappestruktur. Det gør overblik, versionering, deadlines og kontekst mere manuelt og kan skabe usikkerhed om, hvilke dokumenter der reelt er gældende.

Konfiguration uden kode, understøtter virksomhedens eksisterende kontraktprocesser

• COMAsystem: Konfigureres til virksomhedens kontraktprocesser, felter og struktur uden behov for særskilt udvikling. Derudover kan kundens egne administratorer løbende justere strukturen og tilføje nye skræddersyede felter ad hoc, så platformen kan tilpasses, når behov ændrer sig, uden at involvere udviklere.
• Andre systemer: Tilpasning kræver ofte et udviklingsprojekt, og ændringer bliver langsomme, dyre eller afhængige af eksterne ressourcer.

Intuitiv brugeroplevelse, nemt at tage i brug for alle

• COMAsystem: Kombinerer dybde i kontraktstyring med en brugeroplevelse, der er nem at tage i brug, også for medarbejdere, der ikke arbejder med kontrakter eller lignende systemer til dagligt. Det gør det realistisk at få hele organisationen med, så kontraktdata og filer faktisk bliver centraliseret og holdt opdateret i drift.
• Andre systemer: Ofte designet med udgangspunkt i specialistfunktionens måde at arbejde på, hvor den bredere organisation typisk får en stejlere indlæringskurve og større behov for træning. Resultatet kan være, at kontraktdata og filer i praksis fortsat ender i mails, Excel eller mapper udenfor systemet.

Ingen amerikanske underdatabehandlere, datasuverænitet og GDPR

• COMAsystem: Data opbevares i Danmark, og platformen anvender ikke amerikanske underdatabehandlere eller amerikansk cloud-infrastruktur som f.eks. AWS eller Google Cloud. Det styrker datasuverænitet og gør det enklere at afklare databehandling i due diligence. Samtidig undgås den praktiske udfordring, hvor organisationen må begrænse, hvilke kontrakter der må uploades, hvis de indeholder personfølsomme eller særligt fortrolige oplysninger.
• Andre systemer: Har ofte amerikanske underdatabehandlere eller bygger på amerikansk infrastruktur. Amerikanske selskaber er underlagt amerikansk lovgivning og kan i visse tilfælde være forpligtet til at udlevere data til myndigheder uden mulighed for efterfølgende at informere kunden, også når data opbevares i EU. Konsekvensen kan være, at kontrakter med personfølsomme eller særligt fortrolige oplysninger ikke kan uploades til platformen, hvilket er svært at administrere i praksis for brugerne.

Komplet assisteret onboarding, kortest mulig time-to-value

• COMAsystem: Implementeringen gennemføres som et assisteret forløb med fast, faguddannet projektleder og en klar plan i tre milepæle: 1) opsætning af struktur, dimensioner og relevante metadata inklusive skræddersyede felter og eventuelle skabeloner, 2) planlægning og gennemførsel af datamigrering enten som enkeltvis oprettelse eller import fra eksisterende systemer via et sikret datarum, og 3) invitation af brugere samt træning af administratorer, så organisationen kan drifte og forankre løsningen. Undervejs opsættes rettighedsstyring baseret på intern governance, så adgang og ansvar afspejler organisationens krav. Forløbet suppleres med løbende sparring, finjusteringer og support, så opsætningen bliver skalerbar og skaber værdi hurtigt.
• Andre systemer: Tilbyder ofte “hjælp til selvhjælp” i form af guides og et kort introforløb. Det kan fungere, hvis kunden selv kan drive proces, datamigrering og forankring, men giver typisk længere implementering og større risiko for, at struktur, data og governance ikke bliver sat rigtigt op fra start.

Integreret skabelon- og signaturmodul, sammenhæng fra oprettelse til arkivering

• COMAsystem: Skabeloner og digital signatur er integreret i samme flow som kontraktstyringen. Kontrakter kan udarbejdes i virksomhedens egne skabeloner med Word-integration, så brugerne arbejder i et kendt værktøj, mens data og dokumenter bliver struktureret korrekt. Når aftalen sendes til underskrift direkte fra platformen, arkiveres den underskrevne version automatisk på det relevante aftaleforhold.
• Andre systemer: Har ofte digital signatur som et separat værktøj uden tæt integration til kontraktstyringen, hvilket gør arkivering mere manuel og mindre konsekvent. Skabelonmoduler kan samtidig være komplekse at administrere og kræver høj digital modenhed for at fungere i praksis.